完善会计信息系统，加强内部控制

 

随着企业会计工作的变化，有必要及时研究新的内部监控方法，建立一套适合电算化要求的会计内部控制机制。除了建立和完善会计电算化系统下的内部控制体系、合理的岗位分工、良好的系统工作环境、软硬件控制等常规控制问题外，还应注意以下问题。

 

1、加强数据操作权限意识，加强数据控制。为了满足会计电算化应用系统的特殊控制要求，确保数据处理的安全和完整性，必须建立具体的内部控制，主要关注以下方面：

 

（1）加强数据权限等级控制。操作权限采用资格确认方法，对不同层次的管理和用户授予不同的权限。计算机主管享有计算系统的最高管理权限。他（她）负责制定相关管理制度，采取相应的规范，授予权限，并对操作信息进行安全跟踪管理。计算机系统维护人员和操作人员有自己的权限，不允许进行数据输入、查询、修改、更新等各种越权操作。

 

（2）数据输入控制。电算化会计系统的输出质量主要取决于输入数据的真实性、准确性和完整性，因此必须严格控制输入数据的正确性。通过建立主题名称和代码控制文件、设计主题代码验证、二次输入法等方法，确保用户输入正确，降低错误率。

 

（3）数据处理控制。数据处理控制是指控制计算机系统的内部数据处理活动，以确保数据计算的准确性和数据传输的合法性、完整性和一致性。数据处理控制主要包括处理过程控制、数据修改控制、数据有效性检查和程序化处理有效性检查、数据备份和修复。由于不同子系统处理的业务不同，处理过程中的控制内容和方法也不同，因此财务软件应根据各自的系统建立相应的数据处理控制机制。

 

（4）数据输出控制。输出控制控制系统的输出结果，其主要目的是确保输出数据的准确性、输出内容的及时性和适用性，如结账数据打印账簿，应给予必要的标识。常用的方法是检查输出数据是否正确、合法、完整；输出是否及时，能否反映最新信息；输出格式是否满足实际工作的需要；数据表示是否符合员工的习惯。

 

2、加强日常管理和控制。日常管理和控制是会计电算化内部控制的重要组成部分。为保证信息处理质量和系统安全，降低错误和故障概率，应制定严格的计算机规范和操作程序。

 

（1）建立审计控制制度，加强人员职能控制。由于会计电算化知识和功能的相对集中，操作人员的职责和权限相对集中，必须制定相应的组织和管理控制措施。该控制是将系统中不相容的职责分开，并与相应的管理规章制度相匹配。其目的是建立相互审计、相互监督和相互限制的机制，以确保会计信息的真实性和可靠性，并减少错误。职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责分开。用户部门是指产生原始数据的部门或人员。两者职责分工的目的是尽可能保持不相容功能（如业务授权、执行、保管和记录）的分离，以及电算化部门内部的职责分离。通过内部职责分工，弥补不相容功能集中的不足。

 

（2）加强安全控制。数据的可靠性、信息的安全性和正确的信息处理都来自于强大的安全控制。安全控制主要包括系统安全控制和网络安全控制。此外，还应加强病毒的预防和控制。

 

（3）系统维护和控制。是指系统硬件的安装、修改、更新和备份，以确保系统的正常运行。这些应由专门的系统维护人员定期检查、维护和维护，以确保系统的正常运行。

 

3、完善档案管理和控制制度。在手工方式下，信息以账户、证书、表格等形式存储在不同形式的纸上。会计数据的收集、加工处理、会计报表的编制等均由人工完成。增加、删除、修改的会计凭证或会计账簿可以从各自的笔记和印章中区分责任。会计资料的查询也是基于纸质档案的查阅。但电算化会计实施后，与传统的手工会计系统相比，部分记录大大减少，凭证、经济业务事项的说明和账簿大多依赖于计算机输入、阅读或查询。此外，数据载体也不同，信息来自数据和程序，从一开始就存储在各种磁性介质上。有些业务或处理可能无法打印出来，只能依靠计算机阅读这些数据，阅读分析的直观性较差。如果缺乏适当的内部控制，未经批准擅自更改数据的可能性将显著增加，数据更改后不会留下任何痕迹。电磁介质也容易损坏，有丢失或损坏的危险，潮湿、磁化、加热和弯曲容易损坏电磁介质。这些特点和要求是，会计信息系统的数据保存也面临着一系列新的风险和问题，必须采取各种严格的控制措施，一般可以通过以下三个方面进行控制：

 

（1）接触控制，即将数据存储介质的接触限制在相关会计电算化人员身上，档案应由专人保管，并指定借阅归档制度。

 

(2)环境控制，保证各种安全措施，即采取适当的防磁、防火、防潮、防尘等措施。

 

(3)后备控制，定期备份数据文件，对于重要文件可以“祖祖”――父――子形式保存，定期检查复制，防止会计档案丢失。此外，要高度重视电算化人才的培养，提供必要的物力和财力，建设高素质的会计科技队伍，为会计电算化工作提供人力和智力支持。