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如何改进电算化下的会计档案管理
时间：2025-09-16 23:26 所属分类：管理论文 点击次数：
一、如何改进电算化下的会计档案管理
(1)完善硬件设施建设
提供环境清洁、温湿度稳定的专用会计档案仓库；配备激光或喷墨打印机，作为输出纸质会计档案的工具：选择符合本单位实际业务的电算化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；加强系统的安全防护功能。如果有网络，注意定期补丁维护，避免因计算机安全或网络安全而导致会计档案泄露或恶意修改。
（2）完善电算化下会计档案管理制度
a、建立电算化会计档案归档制度：会计电算化系统开发和使用的全套文件和软件程序应视为会计档案保管；会计数据应妥善保管，并保留副本。会计凭证、总分类账、现金日记账、银行存款日记账应当打印输出，并按照税务、审计等有关行政部门的要求及时打印输出相关账簿和报表。
b、建立电算化会计档案保管制度:按照国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度:选择高质量的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与存储盘分离存储；做好防压、防尘、防光、防腐工作；数据磁盘、光盘记录等电子会计档案按分类和一定顺序编号，注明时间和文件内容，制作档案管理文件卡。
c、建立严格的借阅程序制度：查阅会计档案，经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定办理借阅程序；外部单位查阅本部门会计档案，有单位介绍信，经主管领导和财务部门负责人批准。
d、建立电算化档案定期备份制度：电算化会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，建立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节；同时，由于磁性介质的特殊性，管理人员必须定期检查和复制这些会计电算档案，防止会计信息损坏。
e、建立电算化软件中的会计档案管理多用户、权限调用制度。电算化会计档案的内容应规定不同的使用权限。普通数据可广泛共享；涉及单位秘密的数据仅供一定需要的人使用；原程序文件和数据结构文件的设计只能由主管人员或程序开发人员使用。通过这种设置，可以保证电子档案的安全性，减少人工修改的可能性。
（3）提高会计部门人员素质，完善人员配置结构
由于电算化会计不仅要实现传统会计的功能，还要利用计算机的高速计算和分析能力。因此，必须相应增加专业人员，加强电子档案管理，为提供更有效的会计信息奠定良好的基础；同时，对电算化软件维护和系统安全的要求较高，这也要求会计部门增加一定数量的高级计算机人才，维护日常运行，开发更合理、更高效的软件。
（4）提高思想关注度。对于实现会计电算化的企业，有关领导要高度认识电算化会计档案科学管理的重要性，督促建立相关制度。如今，许多实现会计电算化的企业仍然局限于人工管理阶段的经验。因此，要进一步提高电算化会计档案管理者的素质，落实磁性介质档案管理。
二、电算化下会计档案管理展望
电算化会计档案作为会计档案的一部分，与传统形式的会计档案密切相关。如果说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础，那么电算化会计档案就是电算化的独特个性，代表着未来会计标准化和现代化的发展方向。因此，要充分发挥电算化会计的强大功能，必须做好电算化会计档案管理的基础会计工作。
